Trong thương mại quốc tế, Commercial Invoice là chứng từ tài chính và pháp lý bắt buộc, xác nhận giao dịch giữa người bán và người mua. Hóa đơn này cung cấp chi tiết về hàng hóa như số lượng, giá trị, điều kiện giao hàng và thanh toán. Trong bài viết của VietExpress, chúng ta sẽ tìm hiểu Commercial Invoice là gì và 6 nội dung cơ bản của nội dung hóa đơn thương mại.
Commercial Invoice là gì?
Commercial Invoice (hay còn gọi là Hóa đơn thương mại) là một trong những tài liệu quan trọng và bắt buộc phải có khi thực hiện giao dịch xuất nhập khẩu hàng hóa. Đây là loại chứng từ thương mại chính thức, được phát hành bởi người bán để xác nhận việc bán hàng và yêu cầu thanh toán từ người mua.
Commercial Invoice không chỉ đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao dịch mua bán, mà còn là một trong những chứng từ bắt buộc phải nộp cho các cơ quan Hải quan khi làm thủ tục khai báo hải quan. Vì vậy, nội dung của Commercial Invoice phải được lập đầy đủ, chính xác và phù hợp với các quy định hiện hành.
Vai trò của Commercial Invoice trong giao dịch quốc tế
Commercial Invoice đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch thương mại quốc tế, cụ thể như sau:
- Trong xác nhận giao dịch mua bán: Commercial Invoice là gì? Commercial Invoice là bằng chứng chính thức về việc người bán đã bán hàng cho người mua và người mua có nghĩa vụ thanh toán.
- Thông tin về hàng hóa: Hóa đơn này cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa như mô tả, số lượng, đơn giá, tổng giá trị. Đây là thông tin quan trọng để người mua kiểm tra và xác nhận đúng với đơn đặt hàng.
- Tài liệu hải quan: Commercial Invoice là một trong những chứng từ bắt buộc phải nộp cho cơ quan Hải quan khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Các thông tin trên hóa đơn này sẽ được Hải quan sử dụng để kiểm tra, khai báo và thu thuế.
- Căn cứ thanh toán: Hóa đơn này là căn cứ để người mua thanh toán cho người bán, thông qua các phương thức thanh toán quốc tế như L/C, T/T, D/P, etc.
- Chứng từ bảo hiểm: Commercial Invoice cũng được sử dụng làm chứng từ để làm thủ tục bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Như vậy, có thể nói Commercial Invoice là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong các giao dịch gửi hàng đi Mỹ. Nội dung của hóa đơn này cần được lập đầy đủ và chính xác để đảm bảo các bên tham gia giao dịch được bảo vệ.
>>> Xem thêm: LTL là gì? So sánh sự khác biệt giữa FTL và LTL
Nội Dung Cần Có Trong Commercial Invoice
Một Commercial Invoice chuẩn thường bao gồm các nội dung sau:
Thông tin về người bán và người mua
- Tên, địa chỉ, số điện thoại, email của người bán (Exporter) và người mua (Importer)
- Mã số thuế/mã số doanh nghiệp của người bán và người mua
Số hóa đơn, ngày phát hành
- Số thứ tự của hóa đơn
- Ngày phát hành hóa đơn
Phương thức thanh toán (T/T, L/C, D/P)
- Điều khoản và phương thức thanh toán đã thỏa thuận giữa người bán và người mua
Mô tả hàng hóa
- Tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị của các mặt hàng gửi đi Mỹ
- Tổng giá trị hàng hóa
- Tiền tệ giao dịch (USD, EUR, etc.)
Điều kiện giao hàng theo Incoterms
- Điều kiện giao hàng theo Incoterms đã được thỏa thuận (ví dụ: FOB, CIF, etc.)
Thông tin về cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng
- Tên cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng
Ngoài ra, một số thông tin khác như: Mã HS (Hải quan), Phương thức vận chuyển, Bảo hiểm, Điều khoản thanh toán, Số bill of lading, Số container, Khối lượng, Thể tích, Trọng lượng tịnh, Trọng lượng gộp… cũng thường được bổ sung vào Commercial Invoice tùy theo yêu cầu của từng giao dịch cụ thể.
Việc cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin trên hóa đơn thương mại là rất quan trọng, vừa để đảm bảo quyền lợi của các bên tham gia giao dịch, vừa để đáp ứng các yêu cầu của cơ quan Hải quan khi làm thủ tục nhập khẩu.
>>> Xem thêm: Shipment là gì?Quy định và vai trò của shipment
Các Loại Hóa Đơn Thương Mại Phổ Biến
Ngoài Commercial Invoice chính thức, trong hoạt động xuất nhập khẩu còn có một số loại nội dung hóa đơn thương mại khác, bao gồm:
Hóa đơn thương mại chính thức (Final Invoice)
Đây là loại Commercial Invoice được phát hành sau khi hoàn tất giao dịch mua bán, có giá trị pháp lý cao nhất.
Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)
Loại hóa đơn này thường được sử dụng khi người bán chưa thể xác định chính xác số lượng, giá cả hàng hóa tại thời điểm giao hàng. Hóa đơn tạm thời sẽ được thay thế bằng Final Invoice sau khi các thông tin đã được xác định rõ ràng.
Proforma Invoice và Commercial Invoice: Sự khác biệt
Proforma Invoice là loại hóa đơn được sử dụng để cung cấp thông tin về giao dịch mua bán (như mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị) trước khi thực hiện giao dịch chính thức. Đối với Commercial Invoice là gì? Commercial Invoice là hóa đơn chính thức, được phát hành sau khi hoàn tất giao dịch mua bán và có giá trị pháp lý cao hơn.
Như vậy, Proforma Invoice và Commercial Invoice tuy có sự khác biệt về pháp lý và thời điểm phát hành, nhưng cùng đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động xuất nhập khẩu.
Các Lưu Ý Khi Sử Dụng Commercial Invoice
Dưới đây là một số điều bạn cần lưu ý thật kỹ khi sử dụng Commercial Invoice:
Quy định về khai báo hải quan
Để giải đáp Commercial Invoice là gì, thì nó là một trong những chứng từ bắt buộc phải nộp khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Vì vậy, các thông tin trên hóa đơn này phải được khai báo chính xác và phù hợp với quy định hiện hành của từng quốc gia.
Sự nhầm lẫn với Packing List
Mặc dù Packing List và Commercial Invoice đều là những chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhưng chúng có sự khác biệt rõ ràng:
- Packing List chỉ liệt kê chi tiết nội dung lô hàng, không có giá trị thanh toán.
- Còn Commercial Invoice là hóa đơn chính thức, có giá trị pháp lý và là căn cứ để thanh toán.
Vì vậy, cần phải cẩn thận khi sử dụng và phân biệt hai loại chứng từ này.
Quy Trình Lập Commercial Invoice
Dưới đây là 3 quy trình lập Commercial Invoice mà bạn nên biết
Bước 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết
Trước khi lập Commercial Invoice, cần phải chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm:
- Thông tin về người bán và người mua
- Thông tin về hàng hóa (tên, số lượng, đơn giá)
- Điều kiện giao hàng (Incoterms)
- Phương thức thanh toán
- Các thông tin khác như cảng bốc/dỡ hàng, số bill of lading, etc.
Bước 2: Hoàn tất và kiểm tra thông tin
Sau khi chuẩn bị đầy đủ thông tin, tiến hành hoàn tất nội dung hóa đơn một cách cẩn thận. Cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo các thông tin được ghi chép đầy đủ, chính xác và phù hợp.
Bước 3: Xuất hóa đơn và gửi cho bên nhập khẩu
Sau khi kiểm tra xong, tiến hành xuất Commercial Invoice và gửi bản chính hoặc bản scan đến cho bên nhập khẩu. Đồng thời, lưu giữ bản sao hóa đơn để sử dụng trong các giao dịch tiếp theo hoặc khi có yêu cầu của cơ quan Hải quan.
Sau khi đã nắm được Commercial Invoice là gì, việc tuân thủ đúng quy trình lập và sử dụng Commercial Invoice là rất quan trọng, vừa để đảm bảo quyền lợi của các bên, vừa để đáp ứng các yêu cầu về pháp lý và hải quan.
Kết luận
Vì vậy, khi lập Commercial Invoice, các doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định về nội dung, trình tự và các lưu ý liên quan. Điều này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch, mà còn đảm bảo việc làm thủ tục hải quan được thuận lợi. Nắm vững các kiến thức về Commercial Invoice là gì sẽ giúp doanh nghiệp tham gia xuất nhập khẩu hiệu quả hơn, đồng thời tránh được những rủi ro không đáng có trong quá trình giao dịch quốc tế.
